長期以來，我國的國際貨運代理一直處于船、貨之間，以中間人的身份提供服務，業(yè)務范圍僅局限于訂艙、報關、轉運等簡單的環(huán)節(jié)性服務，并且在業(yè)務處理的方式上很單一，服務效率不高。隨著貨運代理市場的發(fā)展和外國貨運代理企業(yè)的進入，這種經營模式受到來自各方面的沖擊，使我國國際貨運代理的發(fā)展存在服務方式單一、盈利來源狹窄、缺乏核心競爭能力等許多不足。
如何彌補上述不足和差距，近幾年中貨代企業(yè)都為之進行了孜孜不倦地求解，取得了豐碩的成就，同時總結了可資借鑒的經驗。通過多家貨代企業(yè)的經營實戰(zhàn)案例表明，高水平并且符合企業(yè)自身需求的信息化建設，對提高企業(yè)的規(guī)范化和秩序化，培植企業(yè)的核心競爭力，打破跨越式發(fā)展的瓶頸，提升客戶服務水平有著極其明顯的效果和幫助。多家貨代物流企業(yè)通過引進系統(tǒng)化的管理系統(tǒng)，建立了企業(yè)發(fā)展再上臺階的堅實平臺。加之業(yè)務不斷復雜化，于是不斷有貨代企業(yè)開始了信息化之旅，但什么樣的信息化工具和系統(tǒng)最適合貨代企業(yè)發(fā)展需要，貨代信息化包括哪些最核心的內容，并不是所有貨代企業(yè)都清楚。只有走了一條正確的信息化之路，實施了最適合的信息化工具，也才可能滿足信息化建設的初衷。
業(yè)內專家認為，貨代企業(yè)在信息化建設中最適合的管理系統(tǒng)，必須具備這樣幾個條件：
一、清晰的管理流程
管理流程是企業(yè)為了規(guī)范管理業(yè)務作業(yè)而制定一個標準的操作流程。好的國際貨運管理系統(tǒng)，必須能夠支持企業(yè)按照規(guī)范流程進行管理和業(yè)務處理，而且企業(yè)能夠通過該系統(tǒng)的應用加強這種科學管理，促進管理水平和效率的提高，而目前國內絕大部分國際貨運管理軟件僅僅停留在單據(jù)打印和簡單的費用錄入、收付統(tǒng)計。這些軟件系統(tǒng)不可能對公司管理流程進行清晰的定義，根本談不上按照科學的流程協(xié)助企業(yè)加強管理，這樣的系統(tǒng)當然也不可能使國際貨運代理企業(yè)高速發(fā)展。
在貨代企業(yè)管理流程的優(yōu)化上，也經歷了從軟件到平臺、從零散到集成統(tǒng)一這樣的過程，最終孵化出的“貨代大掌柜”通過功能的集成化及一站式解決方案的落實，在企業(yè)的業(yè)務處理和內部管理流程上擁有了卓越的表現(xiàn)。據(jù)了解，目前貨代大掌柜集成了國際貨代網上營業(yè)廳、基礎操作業(yè)務系統(tǒng)、上下游及同行間電子接口、賣家管理、PO管理、海外代理、堆場、倉儲、車隊、CRM、HR、OA等一系列在線管理服務，并且集成了包括國內、國際短信、網絡傳真、遠程客戶支持和呼叫中心系統(tǒng)；同時植入了B2B營銷的功能，擁有貨代大掌柜平臺的企業(yè)可以發(fā)布全球運價到頗具知名度的全球商貿網物流頻道，面向全球的直客推廣業(yè)務；而國內運價則發(fā)布到捷通網企業(yè)商圈，面向國內同行進行推廣，從而覆蓋直客、同行等主要的業(yè)務來源渠道，實現(xiàn)推廣上的全球化和業(yè)務來源的多元化，確保企業(yè)的客流量。
二、跨地域的管理能力及分公司管理能力
國際貨運企業(yè)在跨地域擴張的過程中面臨的最大問題就是信息的共享和管理過程的監(jiān)督控制，如果這兩點做不好，一方面會使企業(yè)的運營成本上升，而且快速擴張失控會導致災難性的后果。所以好的信息系統(tǒng)不僅能夠解決好如下兩方面的問題:
首先是跨地域的集團化管理。好的信息系統(tǒng)必須支持總公司作為信息中心來進行數(shù)據(jù)集中和數(shù)據(jù)分析，以支持總公司成為商務處理中心，決策分析中心。實現(xiàn)監(jiān)控管理中心的職能，以保證企業(yè)的高速擴張在可以控制的范圍之內，同時實現(xiàn)企業(yè)規(guī)模經營和集團化采購。
其次是跨地域的數(shù)據(jù)交換。好的信息系統(tǒng)必須支持全網絡內部的數(shù)據(jù)交換和信息共享，以便確保在系統(tǒng)內部的數(shù)據(jù)共享，以達到降低業(yè)務處理成本和提高效率的目的，如果達不到這一點，高速擴張就同樣無法實現(xiàn)。
要實現(xiàn)以上兩點，需要解決兩方面的問題，一是數(shù)據(jù)的集中與分發(fā)技術;二是系統(tǒng)內部必須按照貨運企業(yè)的運行特點建立數(shù)據(jù)管理、共享規(guī)則和機制。目前出現(xiàn)的“貨代大掌柜”這種SaaS解決方案提供的集團化管理模式很好地解決了這兩項問題。通過大掌柜平臺，只要訪問網絡，在全球任何地方都可以辦公，公司內部的工作人員無論是處理業(yè)務，還是向總部提交報表等，都是通過大掌柜在線展開；而客戶也可以采用在線委托及在線跟蹤等便捷化的方式委托貨物運輸，所有的情況都記錄于企業(yè)身身擁有的商務平臺上，公司老板及獲得授權的高管只需要上網登錄平臺，就可以全面把握整個集團的運轉情況，及時處理出現(xiàn)的問題。
而在分公司運營的成本控制方面，借助大掌柜平臺的網絡優(yōu)勢，貨代企業(yè)在全球任何一個地方創(chuàng)辦分公司，都無需架設服務器、無需安裝軟件，無需人力維護；只要開通網絡，分公司就可以開張。在分公司的開設管理上實現(xiàn)了高水平的操控能力。
三、更快速的部署和靈活運用能力
在傳統(tǒng)的信息化建設措施中，貨代企業(yè)往往采取安裝貨代管理軟件的方式進行，應用系統(tǒng)在安裝之前是不可能帶來收入的，而“貨代大掌柜”一旦部署就可以馬上產生效益，這種SaaS模式可以把部署時間從6到8個月減少到幾個星期甚至幾天。
而且貨代大掌柜這種平臺式信息化服務在實際運行和使用過程中非常靈活，企業(yè)通過租用而不是購買的方式獲得自動化管理服務，從而可以把節(jié)省下來的資金用于那些更能產生效益的項目上，同時租用還可以靈活應對業(yè)務的擴張和收縮，對于維持收益這種靈活性非常關鍵。同時對企業(yè)內部資源的利用率也起到了明顯的提高作用，IT部門一直處于以盡可能少的資源做更多事情的壓力之下。現(xiàn)在，它們可以不再開發(fā)那些行業(yè)中通用的功能而代之于租用，自己則可以集中精力開發(fā)那些與組織的競爭力直接相關的應用。
四、更高的服務能力
貨代企業(yè)實施信息化建設是一件非常不容易的事情，往往調研、咨詢和實施、測試周期都比較長，而且還涉及到隨著業(yè)務的擴張收縮而發(fā)生的軟件維護問題，這些事情對軟件服務商的能力要求非常高，同時對管理系統(tǒng)的要求也是非常高的。就企業(yè)的應用經驗來看，基于SaaS模式的“貨代大掌柜”策略已經超越傳統(tǒng)貨代軟件。以貨代物流業(yè)SaaS服務領軍品牌捷通網為例，其對客戶滿意率的重視要遠遠高于傳統(tǒng)軟件服務商，而且服務的標準要高得多，因為軟件購買和實施往往是一次性的，而“貨代大掌柜”采用租賃模式，只有高水平的服務商能力才可能長期維持貨代企業(yè)的租賃。在整個服務過程中，捷通網一直不斷改進產品和服務質量，全面致力于貨代企業(yè)的成長和成功。
五、電子商務服務能力
高速的跨地域擴張要求企業(yè)具有為客戶提供遠程服務的能力，應該有一套良好的電子商務平臺，通過平臺，客戶可以查詢它的所有貨運信息，實現(xiàn)客戶貨物跟蹤、費用跟蹤、單據(jù)跟蹤。同時，這個平臺能夠實現(xiàn)對客戶零距離的業(yè)務咨詢、詢價、網上業(yè)務委托等。公司內部人員可以通過商務平臺，實現(xiàn)遠程公司管理和遠程業(yè)務查詢和業(yè)務交接等。另外，國外代理或收貨人也通過平臺來完成業(yè)務處理，通過現(xiàn)代Internet技術實現(xiàn)總公司、分支機構、客戶、代理等的無縫連接。
而這種高級的電子商務服務能力，目前只有基于SaaS模式的“貨代大掌柜”才能實現(xiàn)，貨代企業(yè)可以在大掌柜全球貨代商務平臺上，根據(jù)自己的需求開通屬于自己的商務平臺，每一貨代企業(yè)的平臺都是獨立的，擁有管理、操作、設置等全部權限，客戶可能通過商務平臺進行咨詢、下單、跟蹤貨物等多種操作，公司內部可以實現(xiàn)自動化、流程化地高效管理，而國內貨代物流同行、海外代理及其它合作伙伴都可以通過在大掌柜上建立的這個平臺實現(xiàn)業(yè)務的協(xié)同與互動，整合各方面資源，開發(fā)更廣闊的客戶來源。
六、未來的延伸能力
隨著外貿規(guī)模的擴大，以及整個行業(yè)的持續(xù)發(fā)展，貨代企業(yè)的轉型和升級必然促進網絡越來越大，服務能力和業(yè)務范圍越來越寬。這樣，企業(yè)在選擇信息系統(tǒng)時就必須考慮公司未來的發(fā)展問題。
一個好的國際貨運代理企業(yè)管理信息系統(tǒng)，應該能夠從簡單的進出口貨運代理管理，延伸到其他各種物流環(huán)節(jié)的操作，而且要隨著業(yè)務需求的變化而靈活變化。這就要求信息系統(tǒng)具有延展能力，或者說這個軟件服務商、平臺服務商能夠提供這種擴展，如果自身的軟件系統(tǒng)或提供信息系統(tǒng)的供應商不能做到這一點，這個系統(tǒng)遲早會滯后于企業(yè)發(fā)展而淘汰出局，最終的結果是所有的前期信息建設投資宣告失敗。
在業(yè)務變化相對較大的情況下，一般的貨代軟件都是采取二次開發(fā)的方式完成升級和延伸，對貨代企業(yè)來講，這種延伸并不方便，是一件很浪費時間、浪費人力和財力的事情。基于SaaS模式的貨代大掌柜妥善地解決了這項問題，由于是通過互聯(lián)網提供管理信息化服務，客戶通過按需租賃的方式使用，在業(yè)務發(fā)生變化的情況下，貨代企業(yè)只需要改變租賃的方式，根據(jù)新的需求擴大租賃的范圍，即可輕松完成企業(yè)信息化升級，所投入的成本只是租賃費用的一定增加，相比較傳統(tǒng)的升級方式，其成本不過十分之一而已。
同時，貨代企業(yè)在信息化工具的選擇上，還要注意風險防范、成本控制等指標，從風險防范上講，與貨代軟件或貨代管理系統(tǒng)不同，貨代大掌柜是通過互聯(lián)網使用的，保持7×24小時運行。由于系統(tǒng)已經處于運行狀態(tài)，因此用戶可以很容易地評估應用是否滿足需求，從而避免了系統(tǒng)可能無法滿足需求的風險。同時，貨代大掌柜提供的SaaS解決方案在實施上一般只需要幾天甚至更少時間的簡單培訓就可以，而不再是幾個月或者更長。
在成本控制方面，信息化建設有必要堅持節(jié)約成本這一件原則。在采用貨代大掌柜的情況下，企業(yè)不再需要購買服務器，購買軟件，并且系統(tǒng)會定期升級，免費維護，極大地節(jié)省了貨代企業(yè)在軟硬件方面的投入。對比上馬貨代軟件、貨代管理信息系統(tǒng)，其性價比的優(yōu)勢顯而易見。
