為了搞好出口單證工作，進一步提高單證質(zhì)量，及時出運，安全收匯，特別規(guī)范進出口企業(yè)出口單證要求。
一、出口單證總要求：單證，包括信用證，合同、出庫單、分析單、托單、報關單、提單、發(fā)展、裝箱單、保單、產(chǎn)地證等。各類單證均應作到完整、準確、清晰、一致、及時。
二、外銷員是信用證的主要責任審核者。收證后應嚴格對照合同審核信用證上所有文字（包括印章），以確定其接受或不接受、修改或不修改。若不接受，必須在收證后三個工作日內(nèi)向銀行提出；若需修改，應盡快爭取一次性向開證申請人提出。
三、外銷員提供的合同副本或影印件應與L/C一致，表面要清楚。分批出運的每次都應中心提供合同副本或影印件。
四、業(yè)務部門提供的出庫單貨號、品名、規(guī)格、包裝形式要符合實際，數(shù)量單位要準確，發(fā)運點要填寫清楚，期貨要注明貨妥日期。
五、外銷員提供的分析單（明細表）是信用證、合同、出庫單的綜合單證，應填寫規(guī)范、正確。分析單應符合以下要求：
1、分析單上提單抬頭人和通知人應嚴格按L/C對提單的指標打。如果抬頭人、通知人地址很長、想借助于開證行及/或收貨人作為提單抬頭人及/或通知人時，應保證前者內(nèi)容與L/C上提單指標內(nèi)容一致，文字上可使用“THEBANK”及/或“THEBUYER”字樣。若抬頭人及/或通知人欄內(nèi)打不下名稱地址，可用引出符號在分析單空白處加全，需要提供電話號碼的應提供正確。需要寄送函件的應在“本公司注意事項”欄內(nèi)注明并提供詳細地址。
2、運費要求嚴格按實際填寫，“預付（PREPAID）”或“到付（COLLECT）”均需填寫正確。
3、分析單右上角部分應嚴格按照L/C和合同填寫，“起運港”要特別注意填寫清楚。裝效期欄內(nèi)，雙到期者可將裝期提前，但必須注意與效期之間的間隔。也可打?qū)嶋H裝、效期，但應在《外運欄》注明“請注意雙到期”。
4、嘜頭一定要確保正確、完整、清晰，并與處庫單嘜頭一致，不能涂改。三個以上（不包括三個）嘜頭，除將原分析單上貼上嘜頭外，還要另加附頁3-5張，L/C規(guī)定嘜頭要嚴格照辦，并在嘜頭下方注明“/L/C指定嘜頭”。
5、品名必須與L/C規(guī)定嚴格一致。三個以上品名可打貨物統(tǒng)稱或簡稱，但不要與L/C抵觸，英文品名要加注中文，第三國文字要加注中文和英文。
6、“件數(shù)及包裝式樣”欄要按貨物實際包裝填寫，兩種以上包裝應逐項填明，個位數(shù)對個位數(shù)，十位數(shù)對十位數(shù)，橫線下面列明“**PACKAGES”。托盤包裝要打上“**PALLETS（S。T。C。**。。。）”要打上每一托盤的長*寬*高和毛凈重，并需提供兩個毛重，兩個體積。超長、超重貨物要注在分析單上。
7、“數(shù)量“欄要在計算準確的基礎上，打明計量單位，如PCS、DOZ、SET、GROSS、YARD等。
8、毛、凈重以公斤計算。屬海運者，小數(shù)點后面四舍五入，精確到整數(shù)。有些貨物如以“噸（TON）”為單位，應加寫“TON”并將印就的“公斤（KGS）”字樣刪區(qū)。
9、價格條件要按L/C要求制，并使L/C、合約、分析單三者一致，總價要計算準確，幣別要特別注意。
10、總體積在計算準確的基礎上精確到小數(shù)點后面三位數(shù)。
11、“單據(jù)”欄要嚴格按照L/C要求填寫，特別要注意有些L/C上對單據(jù)分數(shù)的總規(guī)定。如“FOLLOWING、DOCUMENTS、EACH、INQUADRUPLICATE”，那么，海運提單必須保證4份。一般情況下，海運提單3份。陸、空運提單1份，其他單據(jù)除L/C規(guī)定外，一般給銀行2份（裝運電除外），客戶單據(jù)除L/C規(guī)定的寄單證明中要求的份數(shù)要嚴格照打外，一般只給一份發(fā)票副本。如果L/C要求提供“單據(jù)”欄所列名稱以外單據(jù)時，可在空白欄內(nèi)加列要求。
12、L/C要求發(fā)貨運電和C&F成交的D/P、D/A者，應給銀行和客戶各一份裝船電信，并在“外運外輪注意事項”欄（以下簡稱“外運”欄）內(nèi)說明：（1）電掛號（包括城市和國名）；（2）電抄結匯。其他情況發(fā)電者。在客戶欄內(nèi)填上電報一份并提供電掛，可不必加注“電抄結匯”。 13、L/C要求提供運費、運費清單（或類似證明）或提單注明運費者，應在“外運“欄單獨注明，不得有誤。要求提供運費清單（或類似證明）者，還需在銀行單據(jù)欄內(nèi)單獨列出要求。需要海關發(fā)票者，一律寫上”提供運費。
14、集裝箱裝運時，如整箱出運，分析單應注明FCL。
15、如屬領證商品，要在分析單上注明出口許可證號和相應的和約號、金額及存放地點。屬法定商檢商品應在分析單上加蓋“法定檢驗商品”印章。
16、L/C規(guī)定的運輸條款和特殊要求，需運輸部門配合的，諸如：要求某公司的船和/或貨裝集裝箱和/或裝一整集裝箱和/或要求在**港轉(zhuǎn)船和或要求船公司提供各種證明等等，均應在“外運”欄清楚注明，并有中英文對照�！巴膺\”欄不夠填寫的應另打附頁（不少于5張）貼在分析單上。要求條理分明，并特別注意，上述要求應相應注明在拖單上。
17、要求本公司儲運科和單證科配合或注意的要求，諸如：寄單給**客戶或中間商和/或L/C正本在**卷內(nèi)和/或發(fā)票注明**條款等等，應在“本公司注意事項”欄內(nèi)明白寫出，注意條理分明。
18、匯付傭金，應在收款人詳細名稱和地址、傭金比例及金額在“中間商”欄內(nèi)明白、準確打明，印制要正確。不付傭金也應用符號說明。
19、保險險別要齊全，賠款地點除L/C指明者外，一般在目的港。
20、對多點集港的一批貨物，要將每個儲存點貨物的包裝件數(shù)、包裝形式、毛重和體積小計后填在分析單上。
六、需G、S、P、產(chǎn)地證的單據(jù)，應填制《普惠制產(chǎn)地證申請表》放如卷宗。特殊要求應填寫在該表的“特殊要求“欄內(nèi)，以便商檢局辦理好出單手續(xù)。
七、投保申請書一式兩份，必須嚴格按照L/C上對保險的要求填寫，投保單上未列明的險別，應加注在“其他特別條款”欄內(nèi)。L/C上指明的抬頭人應填寫正確，不得遺漏。
八、《出口收匯核銷單》連同其他托運單證一起放在卷宗內(nèi)，托運時將《出口收匯核銷單》連同其他托運單證提供給外運部門。港口通關后由外運公司將核銷單同報關單一起退回各進出口公司。
九、報關單上內(nèi)容必須與分析單、托單一致，應填欄目應完整填寫，特別要注意合同號、海關統(tǒng)計號、CIF價格和FOB價格填寫準確。品名中英文必須相符。不同貿(mào)易性質(zhì)應使用不同顏色的報關單，份數(shù)要符合需要（一般貿(mào)易白色報關單三白一黃，進料加工紅色五紅一黃，來料加工蘭色一式五份，補償貿(mào)易五蘭一黃），凡有許可證、手冊、配額證的應在備注欄內(nèi)填上號碼。
十、九聯(lián)托單、十聯(lián)集裝箱托單是港口出運必不可少的重要單證，一定要與分析單相符。特別是嘜頭要清楚準確，這是海關放行貨物的主要依據(jù)。毛重、尺碼是配艙（箱）和計算運費的主要依據(jù)，必須填寫無誤。
十一、陸運托運時，除提供分析單、報關單、出庫單等必要的單證外，還需加填托運單一式兩份和〈聯(lián)運出口貨物委托書〉一式五份，委托書內(nèi)容要填寫正確，委托單位要加蓋公章。
十二、空運托運時，除提供分析單、報關單、出庫單等必要單證外，還要填制中國民用航空總局〈國際貨物托運書〉一式五份。收貨人姓名及地址要完全正確，重量要按實際填寫，不能虛報。
十三、發(fā)票、裝箱單、產(chǎn)地證等結匯單據(jù)，應嚴格按照L/C填制，確保單單一致，單證一致，單據(jù)表面上與L/C相符。
十四、合同、訂單或形式發(fā)票，應按L/C品名描述ASPER***要求提供，避免“不符點”的發(fā)生。
十五、凡一行送來的單證，應裝訂好，全部隨卷宗托往儲運單證科。L/C修改書按逆順序（4，3，2，1）排列在原證上面裝訂好。非銀行送來的合約、訂單或形式發(fā)票等不要同L/C裝訂在一起，避免混淆不清。
十六、分批出運的L/C，每次托單均需將L/C正本和影印件一并放如卷宗內(nèi)。
十七、需匯付傭金/折讓時，要填制〈支付出口傭金/折讓登記表〉，隨卷宗托出。
十八、在非信用證出口的情況下，除提供必要的合同、出庫單、分析單外，還需填制〈無證出口登記表〉，注明結匯方式、簽署合同人名、有關領導簽字等，匯付、電得需財務科（部）提供匯票副本或影印件。
十九、L/C項下的出口，中途變更出口收匯方式時，要填制〈出口收匯中途變更申請表〉隨卷宗托出，并隨付〈不符電/擔保申請書〉一式兩份。
二十、為控制和掌握單據(jù)流轉(zhuǎn)情況，以便事后分清責任，避免扯皮，卷宗上應附〈單證工作流程表〉或類似表格一份，不同階段由各當事人填寫并簽字。
二十一、對運輸公司的要求：
1、各運輸公司是進出口公司的貨運代理、接受托單后應對貨主負責。認真審核運輸條款，及時、準確、完整、清晰的繕制各項運輸單證。海運提單、空運提單、承運收據(jù)日期不得遲于L/C的裝運期，并在效期三天前交給托運人。除非托運人有明確指示，任何情況下提單、承運收據(jù)、空運運單不得交給其他人。
2、各運輸公司繕制的提單、承運收據(jù)、鐵路運單等要符合委托人等單證的要求，做到表面上與分析單要求一致。發(fā)現(xiàn)進出口公司托運單證上有誤，可與進出口公司及時聯(lián)系，得到書面認可后，方可更改，不得擅自做主。對委托人或銀行審核出來的單證差錯應積極采取措施，及時更改，確保議付。
3、各運輸公司發(fā)現(xiàn)短裝后，應立即通知各貨主單位，并盡量提供短裝貨物內(nèi)容，以便貨主及時更改結匯單據(jù)。
4、貨物裝船、車、機后，運輸單位立即按委托人要求拍發(fā)起運電報，并提供電抄副本供結匯使用。鐵路運輸各發(fā)運點應在裝車后24小時內(nèi)分別給貨主、深圳外運、江蘇駐深辦事處、省外運公司拍發(fā)起運電報。
二十二、各銀行、保險公司、商檢局、貿(mào)促會等單位是外貿(mào)系統(tǒng)的協(xié)作部門，請密切配合、積極支持、嚴格把關、及時提供信息，幫助外貿(mào)企業(yè)做好單證工作。對發(fā)現(xiàn)的差錯，請及時處理。對典型案例，及時綜合分析，以便提高外貿(mào)企業(yè)的單證素質(zhì)。
