1、外運(yùn)公司每月定期發(fā)布出口船期表，表內(nèi)列明航線、船名、國(guó)籍、抵港日期、沿途停靠港口、截止收單期、受載日期、開(kāi)航日期等，供外貿(mào)公司作為租船訂艙的參考。

　　2、外貿(mào)公司根據(jù)船期表，結(jié)合貨物出運(yùn)分析表要求，填寫(xiě)托運(yùn)單，一式七份（其中第三聯(lián)、第四聯(lián)分別作裝船單和大副收據(jù)），連同提取貨物的出倉(cāng)單，在截止收單期前送外運(yùn)公司，作為訂艙依據(jù)。

　　托運(yùn)單是指托運(yùn)人根據(jù)貿(mào)易合同和信用證條款內(nèi)容填寫(xiě)的向承運(yùn)人或其代理人辦理貨物托運(yùn)的單證，它又稱(chēng)為訂艙委托書(shū)，其內(nèi)容有托運(yùn)人、船名、目的港、貨名、標(biāo)記、件數(shù)、重量等，為承運(yùn)人貨其代理配載提供參考。

　　3、外運(yùn)公司收到托運(yùn)單后，會(huì)同中國(guó)外輪代理公司或中國(guó)遠(yuǎn)洋運(yùn)輸公司，或中國(guó)租船公司，根據(jù)配載原則，結(jié)合船期、貨物性質(zhì)、貨運(yùn)數(shù)量、目的港等條件進(jìn)行考慮，認(rèn)為合適可以接受后，在托運(yùn)單上簽章，退回托運(yùn)人一份。此時(shí)，訂艙手續(xù)即告完成，運(yùn)輸合同業(yè)已成立。

　　4、船舶和艙位確定后，外運(yùn)公司將托運(yùn)單一聯(lián)交外輪代理公司簽發(fā)裝貨單（見(jiàn)式樣9-4）。裝貨單俗稱(chēng)下貨紙，它是船公司或其代理人在接受托運(yùn)人提出的托運(yùn)申請(qǐng)后，發(fā)給托運(yùn)人或貨運(yùn)代理人的憑證，同時(shí)也是命令船長(zhǎng)將單上貨物裝船的單證。托運(yùn)人還須憑以向海關(guān)辦理出口貨物申報(bào)手續(xù)，海關(guān)憑以驗(yàn)放貨物。

　　5、出口貨物數(shù)量較大，需要整理或整艙裝運(yùn)的，或需要用專(zhuān)門(mén)艙位的貨物，如冷藏艙、通風(fēng)艙、油艙、散載艙等，應(yīng)事先與外運(yùn)公司洽商，以銜接裝運(yùn)船只。

　　6、貨物裝船后，船長(zhǎng)或大副便簽發(fā)收貨單（見(jiàn)式樣9-5），即大副收據(jù)。托運(yùn)人憑收貨單向外輪代理公司交付運(yùn)費(fèi)并換取正式提單。收貨單上如有大副批注，則在換取提單時(shí)，將該項(xiàng)大副批注轉(zhuǎn)注在提單上。